Sumber daya yang dikembangkan oleh Dewan Nasional untuk Pelayanan Sosial (NCSS), seperti Panduan Desain Ulang Peran Relawanmembantu kedua organisasi berbalik dan memberikan dampak positif meskipun berada dalam masa yang penuh tantangan.
Ibu Priscilla Gan, Direktur, Pengoptimalan Sumber Daya Relawan, NCSS, mengatakan: “Relawan sangat penting dalam memperluas tenaga staf untuk meningkatkan kemampuan dan kapasitas lembaga layanan sosial kami. Itu Panduan Desain Ulang Peran Relawan membantu lembaga tersebut mengambil pendekatan yang lebih disengaja dalam merancang peran relawan yang akan lebih sesuai dengan kebutuhan lembaga, beradaptasi dengan kebutuhan kesehatan sosial yang terus berkembang dan tren relawan. Perancangan ulang peran meningkatkan pengalaman relawan dan memperdalam hubungan antara relawan dan lembaga – yang akan memungkinkan kami memberikan dampak yang lebih besar pada komunitas kami dan kehidupan orang-orang yang kami layani. “
Di Babes Kehamilan Crisis Support, beban kerja staf yang semakin meningkat dapat diringankan ketika pusat tersebut mengintegrasikan relawan lebih dalam ke dalam prosesnya. Ms Ang mengatakan tentang salah satu alat penilaian mandiri digital NCSS: “The Matriks Kematangan Manajemen Relawan memungkinkan kami menilai kemampuan organisasi kami dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan untuk menyertakan sukarelawan dalam alur kerja kami jika memungkinkan. Dengan alat baru yang diberikan kepada Babes, kami diberi kesempatan untuk mengerjakan ulang dan merestrukturisasi beberapa layanan penting yang kami sediakan, seperti layanan saluran bantuan kami.
“Dari program yang sebagian besar dijalankan oleh staf, kami dapat menggabungkan lebih banyak relawan untuk meningkatkan layanan dan melatih relawan dalam peran baru, seperti pemimpin tim untuk memimpin tim relawan.”
MEMINIMALKAN DESAIN PELAYANAN DI TENGAH KRISIS
Untuk Layanan Komunitas Cornerstone, NCSS Panduan Perencanaan Kontinuitas Relawan memberikan kerangka kerja bagi organisasi selama krisis. Ketika pandemi COVID-19 mengganggu persiapan proyek toko barang bekas bagi pekerja migran, lembaga tersebut mengalihkan dukungan programnya dengan memasukkan kegiatan kesehatan dan karnaval untuk memenuhi kebutuhan sosial dan spiritual para penerima manfaat ketika mereka menjalani pembatasan pergerakan yang berkepanjangan.
Hal ini dicapai dengan memperluas peran relawan, memanfaatkan serangkaian keterampilan yang lebih luas dan beragam mulai dari operasional toko hingga manajemen acara. Hal ini membantu menarik minat potensial dari kelompok relawan yang lebih besar. Tahun lalu, Layanan Komunitas Cornerstone memobilisasi lebih dari 400 sukarelawan untuk menyelenggarakan 11 karnaval untuk lebih dari 22.000 pekerja, kata Ms. Lew.
Peran baru di Layanan Komunitas Cornerstone termasuk Media Sosial dan Relawan SuperSenior. Peran sebelumnya diciptakan untuk individu yang paham media sosial yang dapat membuat postingan terkait acara atau penjualan di saluran Facebook, Instagram, dan Carousell untuk toko acaranya, The Barn.
Program SuperSenior mendorong anggota Cornerstone Senior Center untuk berkontribusi dalam berbagai peran. Mulai dari peran yang lebih sederhana seperti menghadiri acara hingga peran yang lebih berbasis keterampilan seperti asisten kebugaran di gym.
Untuk mempertahankan kumpulan talenta yang berharga ini, Ms. Lew mengatakan bahwa NCSS Alat untuk Keterlibatan Relawan membantu organisasi mengukur kepuasan sukarelawan dan meningkatkan desain ulang peran. “Seiring dengan penguatan kemampuan pengelolaan relawan, kami yakin hal ini akan membantu kepuasan relawan secara keseluruhan dan keberlanjutan kelompok relawan kami,” tambahnya.
BUKA POTENSI YANG LEBIH BESAR DARI PAHLAWAN TANPA UNGGU KAMI
Relawan adalah pahlawan tanpa tanda jasa dari organisasi seperti Babes Pregnant Crisis Support dan Cornerstone Community Services, yang menjalankan berbagai peran termasuk fungsi berbasis keterampilan seperti pemasaran, digitalisasi, dan penjangkauan. Oleh karena itu, perancangan ulang peran relawan harus mencari cara-cara yang memuaskan agar mereka dapat terus berkontribusi. Hal ini juga membantu staf tetap untuk memfokuskan kembali prioritas mereka pada aspek operasional penting lainnya.
Manajer relawan menjadi jembatan antara masyarakat, lembaga dan penerima manfaat. Selain menangani rekrutmen, orientasi, pelatihan dan strategi, manajer manajemen relawan membangun hubungan yang tulus antara organisasi dan setiap relawan, kata Ms Ang.
“Manajer relawan menciptakan kesan positif dan berkesan di setiap titik kontak dan berupaya keras untuk memastikan bahwa semua relawan terlibat dengan baik dalam peran mereka dengan pelatihan dan bimbingan yang sesuai,” jelasnya. Hal ini pada gilirannya memungkinkan manajer relawan menerima wawasan berharga untuk mendesain ulang peran relawan.
“Alat (desain peran relawan) yang disediakan oleh NCSS telah banyak membantu kami dalam perjalanan menumbuhkan budaya saling ketergantungan antara organisasi dan relawan,” kata Ms Ang.
Menyesuaikan peran relawan dengan perubahan kondisi di lapangan dapat membantu relawan tetap relevan dan melayani penerima manfaat serta masyarakat luas. Dan dengan setiap pertemuan yang bermanfaat, Ms. Lew dari Cornerstone Community Services yakin dampaknya dapat dirasakan lebih luas untuk membangun masyarakat yang lebih peduli.
Bagaimana bisa Pusat Sumber Daya Relawan membantu organisasi layanan sosial menarik dan mempertahankan sukarelawan?